Perancangan organisasi

Adalah wadah yang memungkinkan individu / sekelompok orang dapat meraih hasl yang sebelumnya tidak di capai secara sendiri2

Perilaku organisasi adalah bidang dtudy yang mencakup teori metode dan prinsip2 dari berbagai ilmu guna mempelajari persepsi individu nilai2 kepastian pembelajaran individu dan tindakan2 saat bekerja dalam kelompok dan dalam organisasi inti perilau organisasi yang multi disiplin menggambarkan

1. Perilaku organisasi adalah cara berfikir ( perilaku berada pada diri individu kelompok, dan tingkat organisas,

2. Perilaku organisasiu adalah multi disiplin

3. Perilkau organisasiadalah suatu orientas

4. Perilaku organisasi berorientasi pada kerja

5. Perilaku organiasi melibatkan lingkunan eksternal

6. Perilaku organisasi sangant tergantung pada metode ilmiah.

Ø Perikau organisasi mengikuti prinsip perilaku manusia

Ø Organisasi merupakan system sosial

Ø Berbagai factor yang membentuk prilaku organisasi dengan penedekatan kontigency

Ø Structural dan proses memepelajari perilaku organisasi dan budaya organisasi

Peroses organisasi adalah sumber kehidupan dalkam struktur meliputi komunikasi pengambilan keputusan,serta pengembangan karir.

Perilaku dalam organiasi meliputi

1. Individual

Karakteritik individu ,motivasi individu, imbalan jasa dan pehargaan,stress

2. Kelompok & pengaruh antar individu

Perilaku kelompok,( kelompok formal, informal), perilaku antar kelompk dan konflik,

Desain organisasi,meliputi

1. Membuat struktur organisasi

2. Menetapkan filosofi

3. Merancang tugas & wewenang serta tanggng jawab.

Dalam organiasi ada jkob dsain ( perancangan pekerja)funsi adalah menetukan kegiatan2 kelomook dan organisasi,

Pengadaan sdm

1. Penarikan sdm( regruiment) proses mencari calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan.dalam hal ini menarik sdm, menetukan jumlah sdm-seleksi, penempatan & orientasi

2. Pengembangan sdm ( development) = yaitu dengan diklat – on the job dan off the job

3. Compensation. Upah karyawan,salaries, fee, fatroll

4. Integrasion

5. Maintenance= meliputi program kesehatan,program ekonomi,. Tunjangan,

Kendala-kendala yang dihadapi dalam penarikan karyawan

1. Kebjakan organisasi al

Kebijakan promosi ( akan dipromosikan di daerah mana)

Kebijakan kompensasi ( brp upah yang akan di berian)

Kebijakan status karyawan( full time / part)

Penerimaan tenaga local ( yang diterima tenaga dari sekitar perusahaan)

2. Kondisi pasar sdm

3. Kondisi lingkungan eksternal

Saluran 2 penarikan sdm

1. Work in ( pelamar yang dating sendiri ke prusahaan)

2. Rekomendasi dari karyawan

3. Pengiklanan

4. Penenpatan sdm

5. Lp perguruan tinggi

6. Nepotisme

7. Leasing

8. Open house

Menentuak kebutuhan tenaga kerja

a. Work load analysis

Wla = total man hour dibagi man hour/ unit

b. Work force analysis

Wfa = word lood + % absensi + % labor turn over

Seleksi = proses penyaringan

Seleksi ada ilmiah dan non ilmiah

1. Non ilmiah

Phrenology , dilihat dari bentuk kepalanya

Physioognoney, dilihat dari bentuk pipinya

Astrologi , dilihat dari bintang

Pigmentation,melihat orang dari warna rambut

Grapnologi,melihat orang dari tulisan tangan.

2. Ilmiah

Penerimaan calon( masukkan lamaran)

Interview pendahuluan

Testing – achierement test

Nteligence test

Apptituate test

Interest test

Personality test

Interview ahir

Patterned interview

Indirect interview

Stress interview

Board interview

Group interview

Pemilihan background pelamar

Seleksi pendahuluan

Test kesehatan

Pengembangan sdm

Jenis pengembangan jabatan

1. Pendidikan manajerial

Non manajerial

2. Latihan manajerial

Non manajerial

Metode pengembangan

On the job

Self study

Reading

Special course

Cip grading

Pengalaman

Coaching

Understudy

Position rotation

Special projet

Commite asigment

Apprentice

ship

off the job

tugas belajar

dn

in

tugas ahir

dn

ln

rock playing

multi management

sepecial meting

vestibule

schod

metode kompensasi

blue collor

non incentive plan

1. day rate plan

2. measure dat work plan

incentive plan

a. dasar unit

stragiggh piece work plan

taylor piece plan

group piece work plan

b. dasar waktu

halssey plan

premium palan

bedaux plan

brown

dengan evaluasi jabatan

kualitatif

1. simple rangking

job grading

kauntitatif

1. point system

thefactor comparison sistem

carier di tentuka oleh

Ø Performance appreciate( penilai kerja)

Ø Quality of work life( kualitas kerja)

Ø Peningkatan produktivitas

Ø Penurunan tingat absensi

Ø Peningkatan kesehatan

Dalam integrasi ada moral, moral adalj kondisi mental individu dan group yang menentukan semangant kerja sama, penghargaan dan kepercayaan,

Ø moral yang baik dapat dilihat dari Antusia kerja dan disiplin

Ø moral yang tidak baik dapat dilihat dari , sering marah tanpa sebab, tidak taat, tidak suka pada pekerjaannya, tidak disiplin.

Tipe 2 moral

Ø moral individu, group. Jabatan, organisasi.

Proses integrasi adalah menyatakan tujuan yang sama antara karyawan dan perusahaan, salng bergantung guna menggambarkan moral organisasi yang baik,

Ada 2 proses

Ø proses pencegahan, menciptakan sikap karyawan agar lebih dewasa dalam menanggapi masalah2 kerja

Ø penyembuhan , harus di adakan penyembuhan dengan proses yang sudah ditentukan,

Perancangan Organisasi (Tujuan)

• Mampu memahami konsep organisasi sesuai

dengan kegiatan tuntutan operasi tertentu serta

mampu menyusun rancangan struktur organisasi

yang meliputi organigram, tugas pokok & fungsi

kegiatan operasi unit organisasi untuk mencapai

tujuan.

1. Penyebab Perubahan Organisasi

Banyak faktor-faktor mepengaruhi suatu organisasi yang mana sebagian besar faktor-faktor tersebut berubah secara kontinyu. Faktor-faktor ini merupakan kekuatan-kekuatan yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan. Kekuatan-kekuatan ini dapat berasal dari dalam (internal) maupuin dari luar (eksternal) organisasi.

Perubahan organisasi dapat terjadi lebih-lebih jika organisasi hnya mempunyai sedikit kemampuan untuk mengendalikan kekuatan-kekuatan pengaruh ekstenal maupun internal organissi. Perubahan organisasi dapat terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variabel eksternal., seperti sistem politik, ekonomi, teknologi, pasar dan nilai-nilai. Beberapa kekuatan ekternal penyebab perubahan dapat dijabarkan sebagai berikut. Misalnya, kenaikan biaya dan kelangkaan sumberdya alam, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan, tingkat pendidikan yang lebih tinggi di pasar tenaga kerja, tingkat bunga yang tinggi. Faktor-faktor tersebutlah yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun sebagai pelanggan. Berbagai kekuatan ekternal, dari kemajuan teknologi sampai kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metoda operasinya.

Tekanan untuk perubahan juga dapat datang dari kekuatan-kekuatan perubah internal. Kekuatan-kekuatan ini merupakan hasil dari faktor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru, serta sikap dan perilaku karyawan. Penggunaan peralatan otomatik seperti robot, perubahan layout produksi, perubahan praktek dan kebijakan manajemen, adalah perubahan-perubahan karena faktor kekuatan-kekuatan internal.

Kekuatan-kekuatan eksternal dan internal penyebab perubahan sering saling berhubungan. Hubungan ini terutama merupakan hasil perubahan-perubahan dalam nilai-nilai dan sikap-sikap yang mempengaruhi orang dalam sistem. Orang-orang dengan berbagai sikap baru memasuki organisasi dan menyebabkan perubahan dari dalam.

2. Cara-cara Penanganan Perubahan

Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:

1. Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.
2. Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuanorganisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.

Di dalam proses perubahan, terdapat seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent” (pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.

Leavitt (1964), menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll. Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan- pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. (dalam Handoko, 1991).

PSIKOLOGI INDUSTRI DAN ORGANISASI

Buku : Psikologi Industri dan Organisasi Modern ( Sejarah PIO )

Pengarang : LN Jewel & Max Sigar

MATERI :

• Psikologi Industri dan Organisasi (PIO)

1. Pengertian dan ruang lingkup PIO

Keterangan :

- K3 = Keselamatan dan Kesehatan Kerja

- Agronomi adalah cabang ilmu PIO.

2. Organisasi, sistem dan kelompok kerja

- Apa sih organisasi itu ?

- Kenapa organisasi dikatakan sebagai suatu sistem ?

3. Rekrutmen dan Seleksi

- Melakukan test.

4. Pelatihan dan Pengembangan

5. Penilaian prestasi kerja

6. Motivasi dan kepuasaan kerja

- Senjata di bidang ψ, contoh : kenapa seseorang sering tidak kerja?

7. Komunikasi dalam Organisasi

- 70% dari kegiatan manajemen organisasi adalah komunikasi.

8. Kepemimpinan dalam Organisasi

- Tipe-tipe pemimpin, macam-macam gaya kepemimpinan.

• Psikologi Industri / Organisasi

↔ Penerapan konsep-konsep ψ yang digunakan untuk menyelesaikan atau

mempelajari kasus-kasus atau situasi yang terjadi dalam dunia industri dan

organisasi.

- PIO lebih banyak ilmu terapannya.

- Kasus-kasusnya apa saja? 8 kasus di atas.

- Apakah PIO terbatas pada kasus industri / organisasi? Tidak, misal:

Permasalahan individu → bergabung → LSM → pendekatan industri

organisasi.

↔ Pengembangan dan penerapan teori dan metodologi psikologi pada masalahmasalah

organisasi dan masalah-masalah individuserta kelompok dalam

lingkungan organisasi.

- Contoh : konflik di rumah mempengaruhi keadaan bekerja.

• Organisasi sebagai sebuah sistem.

∞ Organisasi itu apa?

∞ Apa yang harus ada dalam organisasi itu?

- Struktur 2 orang atau lebih → bisa disebut organisasi

- Tujuan LEVEL

- Visi Misi

- Pimpinan → seleksi alam, pengalaman, dll.

- Anggota

- Peraturan

- Tugas

STRUKTUR ORGANISASI

∞ Organisasi / perusahaan sebagai suatu sub-sistem yang terbuka representasi

dari lingkungan sosial (yang lebih luas).

∞ Sub-sistem terbuka : selalu terjadi proses interaksi dengan lingkungan di

luar organisasi / perusahaan, sehingga tidak akan pernah lepas dari budaya

makro di lingkungan organisasi / perusahaan.

• Konsekuensi organisasi sebagai suatu sub-sistem terbuka.

(Contoh : MacDonald di tiap negara mempunyai rasa yang berbeda tergantung

pada konsekuensi organisasinya)

∞ Berbagai komponen/ fungsi yang ada dalam organisasi/ perusahaan saling

berhubungan dan saling bergantung antara satu dengan yang lainnya.

∞ Berbagai komponen/ fungsi yang ada dalam organisasi/ perusahaan

berhubungan dengan organisasi/ perusahaan lain di luar.

Contoh :

↔ Bursa Efek Jakarta sangat rentan terpengaruh dengan keadaan di

Amerika.

↔ Nilai mata uang di Indonesia dipengaruhi selain dari situasi dan kondisi

di Indonesia sendiri dan juga dari luar ( misal : Bank Amerika ).

∞ Bentuk diagram Venn dari konsekuensi pertama :

• Organisasi sebagai suatu sub-sistem yang terbuka.

∞ Tujuan dan nilai : strategi, filosofi, asumsi dan anggapan yang berlaku di

perusahaan.

↔ Tujuan dan nilai itu sendiri bagaimana cara mencapainya?

↔ Strategi → usaha berkaitan dengan tujuan dan nilai.

↔ Filosofi → sejarah berdirinya perusahaan.

↔ Asumsi dan anggapan → contoh asumsi terhadap perusahaan asing,

yaitu gaji besar, SDM pilihan, jenjang karirnya bagus, dll.

∞ Psikososial : perilaku, peran, dinamika kelompok, kepemimpinan.

↔ Dinamika kelompok → menunjukkan/ menjelaskan kelompokkelompok/

komponen-komponen fungsi-fungsi di organisasi itu, kalau

organisasi itu dinamis maka usianya akan panjang.

∞ Struktural : deskripsi tugas, aturan dan prosedur kerja, alur kerja.

∞ Managerial : deskripsi tujuan, perencanaan, control, hubungan organisasi

dengan lingkungan, planing. ( managemen lama )

↔ PDCA ( Plan, Do, Check, Action ) → managemen modern.

∞ Tekhnik : cara-cara/ pendekatan yang dipakai untuk mencapainya.

↔ Menggunakan metode atau tekhnik tertentu.

↔ Perusahaan yang menggunakan nama belakang”Tbk” artinya telah

terdaftar di Bursa Efek Jakarta.

Psiko

sosial

Managerial

Struktural

Tekhnik

Tujuan &

Nilai

• Budaya Organisasi / Perusahaan

(Seharusnya dipakai sebagai dasar untuk pembuatan produk atas suatu

perusahaan tersebut)

∞ Konsep yang meliputi seluruh tradisi, nilai dan prioritas yang merupakan

karakteristik dari suatu organisasi/ perusahaan dan menjadi acuan bagi

seluruh kebijakan organisasi/ perusahaan. (pengertiannya)

∞ Manfaat mempelajari budaya organisasi/ perusahaan :

↔ Tahu asal mula kebijakan organisasi/ perusahaan.

Banyak yang menciptakan kebijakan baru tapi ditentang oleh anggota

organisasi. Seharusnya kedua belah pihak tahu budaya kebijakan

perusahaan sehingga si pembuat kebijakan lebih berhati-hati dalam

membuat kebijakan baru dan anggota organisasi juga lebih mengerti dan

tidak menentang kebijakan baru tersebut.

↔ Dasar kriteria penilaian karyawan.

↔ Dasar kriteria pemilihan karyawan.

↔ Bagaimana perusahaan bisa mencapai kesuksesan.

Contoh : Budaya organisasi di PS Psikologi FK UNDIP tercantum dalam

visi dan misinya.

• Iklim Organisasi

∞ Definisi menurut Slocun :

Suatu konsensus dari para anggota mengenai bagaimana suatu organisasi/

sub-sistem dalam organisasi itu berurusan dengan anggota ataupun dengan

lingkungannya.

• Rekrutmen & Seleksi

∞ Keterangan :

3 M terdiri dari :

1. Men = manusia

2. Machine = mesin

3. Modal/ money = uang

Menurut Psikologi Industri yang kita pelajari saat ini, yang berperan penting

adalah manusianya.

∞ Perencanaan Tenaga Kerja

- Suatu proses untuk memenuhi kebutuhan SDM sesuai dengan sasaran

organisasi dan membuat perencanaan tenaga kerja yang cakap dan stabil.

- Mempersiapkan organisasi untuk tersedianya SDM yang tepat pada

posisi yang tepat serta waktu dan biaya yang tepat untuk memenuhi

kebutuhan organisasi dan individu.

“The right man on the right place.”

∞ REKRUTMEN

▪ Serangkaian aktivitas untuk mendapatkan calon-calon pelamar pada

jabatan-jabatan tertentu dengan karakteristik tertentu yang dibutuhkan

sesuai dengan jabatan tersebut.

▪ Keterangan :

Perencanaan tenaga kerja → analisis jabatan → proses rekrutmen.

▪ Hal-hal yang dipertimbangkan :

Sebenarnya yang seharusnya didahulukan terlebih dahulu adalah faktor

internal karena rekrutmen adalah proses terakhir yang ditempuh, karena

untuk menghindari rekrutmen ini, bisa dengan memaksimalkan kinerja /

potensi yang ada dalam perusahaan tersebut.

Faktor Eksternal

1. UU / PP (Peraturan Pemerintah)

3 M

2. Harapan masyarakat terhadap pekerjaan.

→ Karena banyak yang di-PHK, maka harapan masyarakat terhadap

pekerjaan lebih besar lagi.

3. Kondisi ekonomi.

4. Daya tarik perusahaan.

5. Kondisi pasar tenaga kerja.

→ Kondisi ekonomi lemah berpengaruh pada kondisi pasar tenaga

kerja yang kondusif → over supply tenaga kerja.

Faktor Internal

Sangat dipertimbangkan karena untuk proses merekrut membutuhkan

proses berpikir secara matang.

1. Jumlah lowongan yang dibutuhkan.

2. Memberi kesempatan kepada semua tenaga kerja.

→ Equal Employment Opportunity (EEO)

3. Pengaruh turn over.

→ Turn over adalah keluar masuknya karyawan yang antara lain

diakibatkan karena meninggal, dipecat, dll.

▪ Arti Rekrutmen

Menurut pandangan orang yang berlatar belakang bukan dari Psikologi :

› Proses menarik minat calon karyawan untuk menempati jabatan

tertentu.

› Proses rekrutmen berhenti sampai lamaran itu diterima.

Menurut para ahli Psikologi :

› Rekrutmen itu belanjut sampai pada tahap seleksi.

▪ Metode Rekrutmen (cara pengadaan tenaga kerja)

1. Rekomendasi karyawan.

› Informasi yang datangnya dari mulut ke mulut.

› Kelemahan : Kalau diartikan lain bisa dikira nepotisme.

2. Lamaran yang datang sendiri.

› Kelemahan : Lamaran bisa kadaluarsa.

3. Kantor Depnaker.

› Kelemahan : Range calon tenaga kerja terlalu luas sehingga

kurang efektif.

4. Penempatan tenaga kerja swasta.

› Fokusnya pada bidang-bidang tertentu, misalnya : Kantor

Pengerah TKI.

5. Iklan.

› Kelemahan : Kualifikasi terlalu luas / terlalu sempit.

6. Sekolah/ Universitas.

› Kelemahan : Kurangnya pengalaman.

7. Hubungan/ organisasi profesional.

› Ada anggapan bahwa karyawan-karyawan yang direkrut melalui

hubungan profesional itu adalah pembajakan.

8. Bursa tenaga kerja.

› Working interview (work in), bawa lamaran langsung

diwawancara.

› Terjadi over supply tenaga kerja di Indonesia.

▪ Proses Rekrutmen

1. Perencanaan : visi & misi

→ Langkah perencanaan :

♪ Butuh karyawan berapa? Posisi apa saja ? dll.

♪ Visi dan misi : internasional atau global, maka proses

rekrutmennya lebih ketat.

2. Analisis Kebutuhan : harus rekrut ? atau alternatif lain ?

→ Alternatif lain : Apakah harus merekrut ? Mengapa karyawan

tidak dioptimalkan saja?

♪ Karyawan yang kurang produktif digenjot supaya produktif

dengan melakukan pelatihan dan pengembangan.

♪ Promosi dan mutasi.

3. Pra-seleksi : perencanaan & strategi, persiapan, sourcing, sortir,

pemberitahuan & pemanggilan pelamar.

→ Perencanaan & strategi :

Memakai orang dari luar ( psikolog ) membuat para psikolog

menjadi laku karena para psikolog melakukan psikotes dalam

seleksi perusahaan.

→ Persiapan.

→ Sourcing : memilah dan memilih sumber.

→ Sortir : mana yang layak, mana yang tidak layak.

→ Pemberitahuan & pemanggilan pelamar :

Muncul nama-nama yang layak, dihubunginya dapat melalui

telepon, faks, pos, dll.

4. Seleksi : persiapan, seleksi, keputusan, penerimaan & penempatan,

masa percobaan & pengangkatan.

→ Persiapan : apa saja yang disiapkan.

→ Seleksi.

→ Keputusan, ada 2 yaitu :

a. Untuk lolos ke tahap berikutnya.

b. Akhir untuk diterima atau ditolak.

→ Penerimaan & penempatan :

Menerima surat kontrak, konsultasi kepada advokat hukum

sebelum menandatangani kontrak.

→ Masa percobaan :

Selama 1 bulan, 3 bulan, dll, disebut karyawan kontrak.

→ Pengangkatan :

Kalau pegawai negeri saat pengangkatan ada sumpah

pengangkatan.

∞ SELEKSI

▪ Proses pemilihan untuk mencari tenaga kerja yang akan diterima jika

memenuhi syarat untuk menduduki jabatan/ posisi tertentu.

▪ Tujuan Seleksi

Menemukan calon karyawan yang mempunyai kombinasi yang sesuai

dengan ciri-ciri pribadi yang dituntut oleh pekerjaan sehingga

diharapkan dapat memberikan prestasi yang memuaskan dalam

pekerjaan tersebut.

▪ Mengapa seleksi itu perlu ?

1. Individual differences.

→ Adanya perbedaan individu.

→ Difference people, difference problem, difference solution.

2. Jumlah lowongan dengan pelamar tidak seimbang.

3. Perbedaan jenis dan sifat pekerjaan.

→ Ritual employment actuality.

▪ Keberhasilan Proses Seleksi

Syaratnya :

1. Ciri pribadi :

Man Spec

♪ Man Spesification, yang harus ditentukan dulu.

2. Alat seleksi :

Lamaran, tes, seleksi.

♪ Bentuk lamaran, awalnya harus memuji atau mengetahui latar

belakang perusahaan yang akan dilamar.

♪ Tes berfungsi untuk menggali potensi yang ada dalam individu

seseorang. Ada 2 tes, yaitu psikotes dan tes tekhnik.

♪ Referensi, misalnya menjalin hubungan baik dengan seseorang

ternyata ada baiknya. Karena bisa ada referential checking,

yaitu menulis kebaikan dan keburukan kita (si calon karyawan).

3. Pejabat seleksi :

Komite/ Pamitra

♪ Pejabat seleksi adalah individu atau seseorang yang terlibat

dalam proses seleksi baik pada tahap awal, tengah, atau akhir,

yang kemudian terbentuk atau tergabung dalam komite/ pamitra.

▪ Indikatornya :

1. Prestasi kerja.

2. Kepuasan kerja (karyawan).

→ Terutama yang pernah mengalami proses seleksi.

→ Happy worker is performance worker.

3. Absensi kurang.

4. Turnover menurun.

→ Bisa karena dipecat dengan terpaksa atau mengundurkan diri

karena kondisi perusahaan sedang menurun.

▪ Permasalahan Seleksi

Problem Seleksi :

1. Terpenuhinya persyaratan minimum.

2. Menekankan pada kebutuhan (ranking).

Keterbatasan Alat Seleksi/ Tes :

1. Keterbatasan mengukur : inteligensi, kepribadian, kecakapan.

2. Keterbatasan menerangkan faktor-faktor yang tidak nampak saat

diukur : observasi & interview.

▪ Hasil seleksi dipengaruhi oleh :

1. Tingkat kesulitan jabatan.

2. Rasio seleksi.

3. Validitas prediktor/ kriterium :

Kriteria yang ditentukan harus dapat diprediksi secara valid dan

reliabel.

▪ Proses Seleksi

→ Proses ini tidak jauh dari kritik dan evaluasi, misalnya tes kesehatan

seharusnya sebaiknya dilakukan di awal, dsb.

▪ Strategi Penempatan Karyawan Baru

1. Tempatkan individu yang mampu dalam pekerjaan yang mempunyai

prioritas tertinggi.

Program Evaluation

Preliminary Screening

Application Blank

Interviews

Testing

Background Verification

Decision to Hire

Offer & Physical Examination

Induction

Mulai dari penerimaan lamaran –

pemanggilan untuk seleksi.

Diminta untuk mengisi data-data sebagai

syarat untuk melamar pekerjaan pada form

yang kosong, disediakan oleh perusahaan.

Menggunakan “s” atau dalam bentuk jamak

karena interview tidak hanya dilakukan sekali

tetapi berkali-kali untuk konfirmasi.

Ada eliminasi.

Akreditasinya apa?

Mulai ada keputusan sementara, tanda-tanda

yang baik.

Tes kesehatan, baik yang hanya formalitas

maupun yang benar-benar.

Seperti pada masa percobaan tetapi disitulah

karyawan mulai belajar tentang visi misi

perusahaan, job description, dll dan masa

percobaannya bisa 1 bulan, 10 hari, 15 hari,

dll.

2. Tempatkan individu dalam pekerjaan yang menunjukkan probabilitas

keberhasilannya paling tinggi.

› Kelemahan : Karyawan akan sulit berkembang karena hanya

ditempatkan pada satu bagian.

3. Tempatkan individu dalam pekerjaan yang diharapkan dapat

mengembangkan kemampuannya.

› Memang ada karyawan yang multi-talented tapi pada zaman ini

lebih diperlukan karyawan yang ahli pada satu bidang, tidak

banyak bidang tapi hanya paham/ mengerti kulitnya saja.

4. Tempatkan individu dalam pekerjaan yang disukainya di antara

pilihan yang dinilai paling cocok.

› Kemungkinan berhasil ditentukan berdasarkan kesungguhan

karyawan tersebut.

• Pelatihan dan Pengembangan

Keterangan :

Masa percobaan kerja 3 bulan biasanya dimasukkan dalam pelatihan dan

pengembangan bukan pada proses seleksi.

∞ PELATIHAN

▪ Definisi :

♠ Semua usaha merencanakan, melaksanakan, evaluasi guna

mempermudah dalam memperoleh kemampuan-kemampuan,

pengetahuan, sikap yang relevan dengan tujuan organisasi ( Yukl ).

♠ Usaha untuk memperbaiki kinerja karyawan saat ini ataupun yang

akan datang melalui proses belajar untuk meningkatkan kemampuan,

ketrampilan ataupun pengetahuan ( Schuler ).

♠ Pengisian senjang pengetahuan, ketrampilan dan sikap seseorang

untuk memenuhi tuntutan jabatan tertentu ( definisi menurut orang

lapangan yang paling tepat ).

♠ Pengalaman belajar terstruktur dengan tujuan mengembangkan

kemampuan menjadi ketrampilan khusus, pengetahuan atau sikap

tertentu.

Kemampuan adalah potensi fisik, mental dan psikologis.

Ketrampilan merupakan penerapan potensi secara khusus.

( definisi menurut ahli-ahli psikologi pendidikan )

▪ Perbedaan Pelatihan dan Pengembangan ( Sikula )

♠ Pelatihan :

Suatu proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional

(non-managerial) untuk memperoleh kemampuan teknis operasional

secara sistematis.

♠ Pengembangan :

Suatu proses pendidikan jangka panjang bagi karyawan managerial

untuk memperoleh penguasaan konsep-konsep abstrak dan teoritis

secara sistematis.

▪ Fungsi Pelatihan bagi Organisasi

1. Pemeliharaan :

Memastikan bahwa karyawan baru mengetahui bagaimana

melakukan pekerjaan yang sesuai dengan yang diharapkan organisasi

merupakan sarana memelihara prestasi seluruh karyawan dalam

batas-batas yang ditentukan organisasi untuk memenuhi tujuannya.

2. Memotivasi :

Harapan karyawan untuk berprestasi secara sukses merupakan faktor

penting yang menentukan seberapa jauh mereka berusaha melakukan

pekerjaannya. Motivasi bisa ditingkatkan jika pelatihan kerja

berfungsi untuk mempertinggi minat terhadap pekerjaan yang akan

dilakukan.

3. Sosialisasi :

Pelatihan dan sosialisasi merupakan proses yang saling berkaitan.

Pelatihan pengajar para karyawan baru tentang prioritas nilai dan

norma sebuah organisasi adalah isi dan struktur sebuah program

pelatihan, sasaran akhir pekerjaan, dan penekanan prosedur, serta

sikap dan ketrampilan orang yang menjalani pelatihan tersebut.

▪ Pelatihan dan Pengembangan

♫ Kegiatan :

♪ Mengasah ketrampilan.

♪ Melatih hal-hal yang baru.

♫ Yang dilatih/ dikembangkan :

♪ Karyawan baru :

Sistem kerja.

♪ Karyawan lama :

Promosi, rotasi.

▪ Pelatihan Karyawan Operasional

♦ Meningkatkan produktivitas.

♦ Meningkatkan semangat dan gairah kerja.

› Faktor yang menyebabkan turunnya semangat dan gairah kerja :

1. Kurang menyukai pekerjaannya.

2. Kurang menguasai pekerjaannya.

♦ Mengurangi kecelakaan kerja.

› Keterangan :

Berhubungan langsung dengan alat-alat yang beresiko tinggi

sehingga dilakukan pelatihan-pelatihan supaya angka kecelakaan

kerja menjadi zero accident.

♦ Meningkatkan kestabilan dan fleksibilitas organisasi.

♦ Dan lain-lain.

▪ Pengembangan Karyawan Managerial

♦ Pengambilan keputusan.

Dilakukan pelatihan pengambilan keputusan supaya dapat

mengambil keputusan secara tepat dan akurat.

♦ Kepercayaan diri.

♦ Kepekaan sosial.

♦ Stabilitas emosi.

♦ Dan lain-lain.

▪ Faktor-faktor dalam Pelatihan :

1. Perbedaan Individual : Fisik dan Psikis.

→ Individual differences.

2. Hubungan dengan Analisis Jabatan :

Proses untuk memperoleh segala informasi tentang pekerjaan yang

dilakukan secara sistematis sebagai bahan dasar untuk penyusunan

kegiatan-kegiatan yang menyangkut karyawan.

→ Biasanya dilakukan untuk proses rekrutmen dan seleksi

karyawan.

3. Motivasi : Mampu meningkatkan motivasi.

→ Karena dalam pelatihan, yang terlibat di situ tidak hanya peserta

pelatihan atau pelatihnya saja melainkan metode pelatihan, dll

nya juga. Hasil dari pelatihan bisa untuk mengukur atau melihat

motivasi yang semakin meningkat atau malah menurun setelah

dilakukan pelatihan.

4. Partisipasi Aktif : Untuk semua peserta.

5. Seleksi Peserta : Sesuai dengan minat dan kemampuan mereka.

6. Seleksi Pelatih : Memiliki kemampuan, kualifikasi, pengetahuan,

tanggung jawab, kepribadian yang baik.

7. Pelatihan untuk Pelatih : Memiliki kompetensi, kualifikasi, dan

lisensi.

8. Metode Pelatihan : Sesuai dengan jenis dan tujuannya.

▪ Analisis Kebutuhan Pelatihan

♦ Segala sesuatu yang muncul setiap saat apabila kondisi aktual

berbeda dengan kondisi yang diharapkan oleh perusahaan terutama

dalam faktor manusianya.

♦ Gambar :

♦ Misalnya :

♠ Perluasan / Ekspansi.

♠ Modernisasi.

♠ Instalasi Sistem Baru.

→ Mulai dari struktur organisasi, penerimaan karyawan,

penggajian bahkan sistem itu sendiri.

♠ Membuka Pasar Baru.

→ Tadinya segmennya menengah ke bawah kemudian menjadi

menengah ke atas, dari regional menjadi segmen yang global.

♠ Membuat Produk Baru.

→ Dari produk sepeda motor yang beroda dua, menjadi produk

sepeda motor beroda tiga.

▪ Cara Menentukan :

1. Survei : kebutuhan pendidikan, sikap karyawan, konsumen, teknik

Delphi.

→ Kebutuhan pendidikan, misalnya :

Karyawan diberi kuesioner tentang pelatihan apa saja yang

pernah dijalani.

→ Teknik Delphi :

Harapan

Kenyataan

Pelatihan

Outbond

Outdoor training

Outing

Outward bound

Menggunakan pendapat, opini dari teori-teori para ahli,

dirangkum, dijadikan metode-metode pelatihan.

2. Audit organisasi : dilakukan pada seluruh unit organisasi dan fokus

pada studi tentang kegiatan perusahaan, audit fungsional,

inventarisasi ketrampilan, data perencanaan tenaga kerja.

→ Inventarisasi ketrampilan (kuesioner), diharapkan menjawab

secara jujur.

→ Yang digemari oleh user pada psikolog adalah sebagai auditor

organisasi.

→ Paling tidak 5 sampai 10 tahun sekali harus dilakukan audit

organisasi.

3. Penentuan kebutuhan individual : wawancara, kuesioner, dll.

→ Wawancara : face to face.

→ Kebutuhan individu dengan kebutuhan organisasi mempunyai

data yang mirip sehingga data kebutuhan individu bisa menjadi

data kebutuhan kelompok dan sebaliknya.

▪ Proses Pelatihan

1. Identifikasi Kebutuhan.

→ Proses pelatihan biasanya diawali dengan analisis kebutuhan

pelatihan atau identifikasi pelatihan.

2. Menetapkan Sasaran Pelatihan.

3. Desain Program Pelatihan.

→ Menjadi desainer program pelatihan.

4. Pelaksanaan.

→ Kaitannya misalnya dengan anggaran, jumlah peserta, waktu

pelatihan, makan siangnya (akomodasi, transportasi dan

konsumsi menghabiskan dana yang cukup besar), biaya

perencanaan.

5. Evaluasi.

→ Tidak kalah pentingnya dengan pelaksanaan. Evaluasi

keberhasilan dari program pelatihan :

a. Evaluasi dilakukan oleh peserta pelatihan.

b. Evaluasi dilakukan terhadap pelatihnya.

c. Evaluasi dilakukan terhadap metode pelatihannya.